Das Smart Office: ein Büro, das sich nach dem Menschen richtet

Von Torsten Henzelmann und Uwe Hörmann

Die Covid-19-Pandemie hat einen Großteil unseres täglichen Lebens auf den Kopf gestellt, indem sie Millionen von Arbeitnehmern in die Heimarbeit zwang oder deren Arbeitsabläufe radikal veränderte. Auch nach dem Abklingen der Pandemie wird sich die derzeitige Welle der Digitalisierung, Automatisierung und des dezentralen Arbeitens fortsetzen. Die Generation Z ist nun endgültig auf dem Arbeitsmarkt angekommen und mit ihren ganz eigenen Erwartungen an eine Büro-Arbeitsplatzumgebung verstärkt sie diese Tendenzen noch. Das Bürogebäude – lange Zeit das Symbol für ein modernes Geschäftsleben – muss neu durchdacht und überarbeitet werden. Willkommen im „Smart Office“ – dem intelligent gestalteten, nutzerzentrierten Arbeitsraum, der die Produktivität, Zufriedenheit und Flexibilität der Angestellten fördert.

Das Problem der herkömmlichen Büroräume

Durch die andauernde Pandemie, durch Trends wie die Digitalisierung und durch den Eintritt der Generation Z in den Arbeitsmarkt sehen sich Unternehmen gezwungen, ihre traditionellen Arbeitsumgebungen zu überdenken. Büros sollten nachhaltig und anpassungsfähig sein, wie wir in Teil 1 und 2 unserer Smart Office-Reihe Grüne Büros sind unsere Zukunft und Der flexible Büroraum erörtern. Sie sollten außerdem zur Gesundheit und Sicherheit der darin arbeitenden Menschen beitragen und sich in Krisenzeiten resilient erweisen. Traditionelle Büroräume schränken die Produktivität allerdings erheblich ein und führen im Ergebnis oft dazu, dass der Gemeinschaftssinn leidet, dass Mitarbeiter sich unwohl, erschöpft und demotiviert fühlen und von der zentralen Aufgabe des Geschäfts abgelenkt werden. Auch moderne Großraumbüros haben ihre Tücken, wie zum Beispiel blendendes Licht, unangenehme Raumtemperaturen und die permanente Suche nach freien Besprechungszimmern. Das Ergebnis sind eine sinkende Produktivität und unzufriedene Mitarbeiter, was schließlich der Rentabilität schadet.

Von Anlageeffizienz zu Produktivität

Wenn Büros nach den Bedürfnissen ihrer Nutzer konzipiert werden, können sie zum entscheidenden Erfolgsfaktor bei der Verbesserung von deren Leistungsfähigkeit werden. Dies erfordert jedoch eine Einstellungsänderung aufseiten der Unternehmen, welche die Bedürfnisse ihrer Büroangestellten in den Mittelpunkt ihrer Planungsprozesse rücken müssen. In der Vergangenheit definierten Unternehmen die Effizienz ihrer Büros einzig und allein über die Immobilie als solche – das Bürogebäude. Nun müssen sie auch in Betracht ziehen, wie ihre Mitarbeiter die Räume eigentlich nutzen. Schließlich bilden die Personalkosten für Büroangestellte die bei weitem größte Kostenstelle – sie belaufen sich im Durchschnitt auf umgerechnet ca. 2.700 Euro pro Quadratmeter und Jahr. Schon allein diese Tatsache sollte die Mitarbeiter-Produktivität zur obersten Priorität machen.

Wir stellen vier ineinander übergreifende Komponenten der Produktivität fest, an denen Unternehmen sich bei der Überarbeitung ihrer Büroräume orientieren können. Die erste Komponente bilden physische Gesundheit und persönliches Wohlergehen: Der Komfortlevel eines Mitarbeiters und seine Fähigkeit, sich über den gesamten Arbeitstag zu konzentrieren, hängen sehr stark von den richtigen Umweltbedingungen ab. Der zweite Punkt sind geistige Gesundheit und Wohlbefinden: Büros müssen auf die im Verlauf eines Tages schwankenden Energielevel ihrer Nutzer eingehen können. Drittens sollten Büros die Zusammenarbeit und den Teamgeist fördern und schließlich und letztendlich ihre Nutzer in die Lage versetzen, ihre persönlichen Erfolge und Fortschritte zu genießen: Mitarbeiter, die bei ihrer Arbeit wenig abgelenkt oder gestört werden, verspüren ein größeres Erfolgsgefühl.

Das Smart Office – Vernetzung von Menschen, Räumen und Infrastruktur

Das Smart Office ist ein datenzentrierter Raum, in dem Mitarbeiter sich wohl fühlen sowie gesund, flexibel und produktiv bleiben können. Es optimiert sich selbst durch den Einsatz der jeweils neuesten Technologien: Sensortechnik, Machine Learning und Prozessautomatisierung. Die Infrastruktur des Bürogebäudes mit ihren physischen Räumen dient als Werkzeug, mit dem Angestellte ihre Ziele erreichen können.

Smart Offices verwenden oftmals Algorithmen des Machine Learning, um die gesammelten Daten von Nutzern und Sensoren auszuwerten und in Form von ausführlichen Dashboards zu präsentieren. Die Mitarbeiter ihrerseits haben Zugang zu einer speziellen Smart-Office-Anwendung, mit deren Hilfe sie ihre Arbeitsumgebung an ihre persönlichen Präferenzen anpassen können. Gepaart mit modernster Gebäudetechnologie führt dies zu komfortablen und sicheren Büroräumen für die Nutzer. Die App kann auch für Aufgaben wie Terminplanung, schlüsselloses Zutrittsmanagement, Raumbuchungen, Pausenerinnerungen, Warnmeldungen zum Überprüfen des Brandmeldesystems, Besucher-Check-in und zahlreiche weitere potenziell zeitaufwändige Aktivitäten genutzt werden. Werden diese Störungen aus dem täglichen Workflow entfernt, können Büromitarbeiter ihre Aufmerksamkeit auf produktive, wertsteigernde Aufgaben richten, sich auf den Hauptzweck ihrer Arbeit konzentrieren und sich mehr denn je darauf freuen, wieder zurück im Büro zu sein.