Der flexible Büroraum

Von Uwe Hörmann

Zuvor nur als Lösung für kleine Startups und temporäre Büros betrachtet, hat sich der Coworking Space bei vielen Unternehmen zügig als eine Option durchgesetzt, die Flexibilität in ihr Immobilienportfolio bringt. Mit der Umstrukturierung von Teams und der Implementierung der „neuen Normalität“ in Organisationen setzte sich auch der Wunsch nach neuen Flächen und Teamräumen durch. Vor dem Hintergrund von Covid-19 haben Firmen die Umgestaltung ihrer Büros beschleunigt, um den Anforderungen an die räumliche Distanz und den Gesundheitsvorschriften im Hinblick auf die wesentlichen Unternehmensfunktionen gerecht zu werden. Da die Arbeitnehmer nun in die Büros zurückkehren, haben sich diese Maßnahmen als vorteilhaft für die Unternehmen erwiesen, da sie Büroflächen schaffen, die der Teamarbeit und den tatsächlichen Bedürfnissen besser gerecht werden. Das derzeitige Überangebot an gewerblichen Immobilien erfordert von den Immobilienanbietern eine Prüfung ihrer Geschäftsmodelle und eine Verbesserung ihrer physischen Räume, um auf diese Weise so agil zu bleiben wie die Kunden, die sie anzuziehen hoffen.

Die jüngsten Ereignisse haben vielen Unternehmen bewiesen, dass unternehmensweites Remote Working realisierbar ist. Die Mitarbeiter verlangen nach einer nahtlosen Integration von Remote- und Büroarbeit - und die Unternehmen haben entsprechend reagiert. Unternehmen wie Facebook, Allianz, Twitter und Siemens haben beherzte Maßnahmen ergriffen, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, in Zukunft so viel von zu Hause aus zu arbeiten, wie sie möchten. Infolgedessen werden Büroflächen mit einer Unterauslastung von 50 % bis 60 % weltweit konfrontiert, wenn man davon ausgeht, dass die Mitarbeiter mindestens ein oder zwei Tage pro Woche im Home Office arbeiten werden.

Angesichts dieser veränderten Kapazitätsbedürfnisse und Ansprüche der Büronutzer werden klassische langfristige Mietverträge für komplett eingerichtete Büros zu einem überholten Geschäftsmodell. Dies erfordert neue Arten von Büroinfrastrukturen, die über ein einfaches Schreibtisch-Fläche-Verhältnis hinausgehen und einen starken Fokus auf die Produktivität und Erfahrung der Benutzer legen. Geschäftsmodelle für Büroimmobilien, die sich auf den alten Weg des Dichteverhältnisses verlassen, werden in naher Zukunft Schwierigkeiten haben, Flächen dynamisch zu füllen.

Coworking-Spaces haben dieses Geschäftsmodell erfolgreich erprobt und es wird u.a. von JLL erwartet, dass bis zum Jahr 2030 ein Anteil von 30 % der weltweiten Bürofläche gebrauchsfertig eingesetzt wird. Da der Markt schrumpft und sich die Wettbewerbslandschaft konsolidiert, werden Büroanbieter einem harten Wettbewerb ausgesetzt sein, um ihren Kunden qualitativ hochwertige und kosteneffiziente Arbeitsplatzangebote zu unterbreiten.

Flexible Büroflächen als Lösung

Mit einer Büroinfrastruktur, die sich an die Bedürfnisse ihrer Nutzer anpassen kann, können sich Immobilienanbieter und Facility Manager schnell auf die Erwartungen der Büronutzer einstellen und gleichzeitig betriebliche Effizienzen zur Senkung der Kosten umsetzen.

Schlüsselfaktoren des flexiblen Büromodells:

1. Nutzungsbasierte Preisgestaltung: In den Verträgen muss festgehalten werden, welche Bestandteile die Mieter tatsächlich nutzen, und nicht nur der Raum selbst. Die Mietverträge werden buchstäblich auf den Kopf gestellt und die Miete wird durch die Messung des Nutzerverhaltens, wie z.B. die Häufigkeit des Energieverbrauchs, Raum- und Schreibtischbuchungen oder Fahrstuhlfahrten, bestimmt. Diese Daten quantifizieren, wie intensiv das Büro genutzt wird, messbar durch den Einsatz von IoT-Sensoren und einer zentralen Datenplattform. Dieser Ansatz setzt klare Anreize, sowohl für die Büronutzer zur effizienten Flächennutzung als auch für die Immobilienakteure zur Bereitstellung hochwertiger Arbeitsumgebungen, die eine aktive Nutzung fördern. Die Mieter zahlen nur für das, was sie nutzen, und die Betreiber konzentrieren sich auf das, was tatsächlich verbraucht wird.
2. Office-as-a-Service: Das Office-as-a-Service (OaaS)-Konzept ermöglicht zusätzliche Einnahmequellen, wenn Mieter ihr Büropaket an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen möchten. Büronutzer können zwischen Servicepaketen wählen, um das zu bekommen, was sie wollen. Das reicht von Möbeln oder Serviceangeboten für Speisen und Getränke bis hin zu digitalen Paketen wie schlüsselloses Zutrittsmanagement, Gästemanagement, On-Demand-Mobilität und Ladeoptionen für E-Autos. Mit dem Office-as-a-Service-Konzept können die Nutzer (Mieter) genau das erwerben, was sie benötigen, typischerweise zu noch höheren Preisen und mit verbesserter Mieterzufriedenheit. Entscheidend ist, dass die Büronutzer vor der Buchung entscheiden können, welche Leistungen sie wirklich benötigen. Außerdem können sie ihre eigenen Office-Benutzergeräte mitbringen und diese in die Smart-Office-Plattform integrieren.
3. Schnelle Reaktion auf sich verändernde Bedürfnisse: Die digitalisierte Büroplanung ermöglicht fortlaufend optimierte Nutzungslayouts und Szenarioanalysen, um sowohl kleinere Layoutänderungen als auch größere Designüberarbeitungen zu simulieren. Der Wunsch, in der Zukunft die Bürolayouts neu zu konfigurieren, steht nicht im Zusammenhang mit Einschnitten wie Covid-19, sondern wächst durch schrittweise Veränderungen, die sich im Laufe der Zeit entwickeln. Modulare Versorgungs- und Technologiekomponenten sowie die Gestaltung der Infrastruktur sind Voraussetzung für die Neuordnung von Sitzplätzen, Räumen und Einsatzzwecken in einem Büro, können aber auch nachträglich integriert werden. Mit Hilfe eines digitalen Gebäudezwillings werden die über ein Gebäude und seine Umgebung gesammelten Daten in Erkenntnisse und Maßnahmen umgewandelt, um solche Bedürfnisse zu überwachen und auch zu erwartende Neugestaltungen zu modellieren.

Steigerung der Attraktivität durch Flächeneffizienz und Zukunftssicherheit

Den Hauptzweck der Bürofläche zu überdenken bedeutet, dass Immobilienanbieter und -inhaber Effizienz und zukunftsorientierte Geschäftsmodelle in den Vordergrund stellen müssen, wenn sie ihre Immobilien an Kunden vermarkten.

Um die Flächeneffizienz zu steigern, stützt sich das Smart Office auf die Erkenntnisse, die mit Hilfe des digitalen Gebäudezwillings generiert werden. Diese gerenderte Version des Smart Office überwacht und analysiert ständig sensorgenerierte Daten zu Raumbelegung, Bewegungsmustern, Schreibtischbuchungen usw. und stellt diese Daten in Übereinstimmung mit dem physischen Layout des Büros und seiner installierten IT-, OT- und IoT-Infrastruktur dar. Diese zentralisierte, gemeinsame Plattform führt Datenströme von Sensoren, bestehende Gebäudeinformationssystemen und Datenströme von Drittanbietern zusammen und verankert den Gebäudezwilling als technologische Grundlage für die Realisierung eines wirklich intelligenten und flexiblen Büros.

Ein Gebäudezwilling kann die folgenden Fragen beantworten:

• Gibt es Flächen, die Mitarbeiter selten nutzen?
• Werden mehr ruhige Arbeitszonen benötigt, weil die vorhandenen immer voll sind?
• Welche Wege zur Küche werden am meisten frequentiert?
• Wo interagieren die Menschen am meisten miteinander?

Aus der Menge der gesammelten Daten lassen sich wertvolle Erkenntnisse über die eigenen Mieter oder Teams ableiten, auf die man reagieren kann. Unabhängig davon, ob diese Anpassungen in Form von schnellen Lösungen, wie dem Hinzufügen von Stromanschlüssen an den Schreibtischen, oder nachhaltigeren Veränderungen, wie der Umwandlung ungenutzter Meetingräume in dringend benötigte Collaboration-Räume oder der Neuanordnung von Schreibtisch-Layouts, erfolgen, können Büronutzer und Immobilienbetreiber diese Veränderungen in den Teamstrukturen oder Arbeitsweisen in digitalen Büromodellen erörtern und antizipieren, bevor sie in der realen Welt umgesetzt werden. Kombiniert mit modularen Gestaltungselementen wie Stellwänden und rekonfigurierbarem Design wird die kontinuierliche Anpassung der physischen Bürofläche zum Rückgrat eines agilen und adaptiven Geschäftskonzepts für den Immobilieneigentümer und die Nutzer.

Das flexible Büro in Aktion: Kostenminimierung durch Asset- und Energie-Effizienz

Mit hoher Kosteneffizienz maximieren Immobilienakteure die Verfügbarkeit ihrer Bürogebäude, indem sie Wartungsunterbrechungen minimieren und durch intelligente Steuerungen die optimale Energiemenge verbrauchen. Das Potenzial der intelligenten Gebäudetechnik und -steuerung hat in Singapur zu Einsparungen von bis zu 60 % bei der Kühlenergie geführt, was sich schnell amortisiert. Damit wird die Vermeidung unnötiger Kosten und Emissionen aufgezeigt, womit die Betriebskosten niedrig und die Mieten attraktiv gehalten werden.

Obwohl Vorfälle, die zu längeren Ausfallzeiten im Büro führen, selten sind, verursachen die Nichtverfügbarkeit von Büros und Wartungsarbeiten sowohl Kosten als auch Unbehagen bei den Mitarbeitern. Die durch die Wartungsarbeiten verursachte Ablenkung beeinträchtigt die Produktivität der Mitarbeiter und macht es erforderlich, dass sie wertvolle Zeit damit verschwenden, Arbeitsweisen und Termine neu zu organisieren. Das flexible Smart Office entschärft diese Probleme, indem es das Gebäudemanagement benachrichtigt, um Reparaturen sofort in Echtzeit einzuleiten, wenn Räume weder belegt noch reserviert sind, anstatt auf einen festen Wartungsplan zurückzugreifen. Darüber hinaus ermöglicht die prädiktive Wartung dem Gebäudemanagement, die Lebensdauer von Anlagen durch strategisch getaktete Reparaturen zu verlängern, die kritische Ausfälle verhindern.

Mit Hilfe von Sensordaten, die aus der Gebäudebelegung und typischen Nutzungsmustern gewonnen werden, passt das flexible Smart Office die Beleuchtung, Heizung und Belüftung in ungenutzten Räumen intelligent an, um den Energieverbrauch im Vergleich zu einem klassischen Büro um bis zu 30 % zu senken, wie Expertenbefragungen ergaben. Mit hoher Asset- und Energieeffizienz führt das flexible Smart Office ein sehr kosteneffizientes Geschäftsmodell für Immobilienanbieter ein. Das bedeutet, dass die Immobilienakteure ihre Investitionen auf ihr Dienstleistungsangebot konzentrieren können und die Büronutzer weniger für feste Mieten und mehr für die von ihnen gewünschten Flexibilitätsoptionen in ihren Büroräumen ausgeben können.

Schritte zu mehr Flexibilität

Mit einer erheblichen Unterauslastung von Büroräumen in Zeiten von Remote-Arbeitsmodellen gefährdet ein schrumpfender Büromarkt die Einnahmeströme von Gewerbeimmobilienanbietern und Immobilienverwaltern. Für Unternehmen besteht die Herausforderung in der Erhaltung der Relevanz ihrer Büros als Orte, zu denen die Menschen regelmäßig oder halbwegs regelmäßig zur Arbeit pendeln.

Um die Trends der Unterauslastung umzukehren und wertvolle Anlagenwerte zu schützen, müssen Immobilienakteure proaktiv handeln und flexibler werden. Nutzungsbasierte Preismodelle, Office-as-a-Service und schnelle Reaktionszeiten auf sich ändernde Kundenbedürfnisse sind erforderlich, um ein attraktives und kosteneffizientes Angebot für Büronutzer bereitzustellen, die plötzlich eine viel stärkere Verhandlungsposition erlangt haben. Diese Agilität wird durch datengesteuerte Gebäudemodelle ermöglicht, die Daten sammeln und Erkenntnisse in Echtzeit generieren. Anhand dieser Erkenntnisse müssen Entscheidungsträger ihr aktuelles Büroimmobilienportfolio überprüfen und ihre Standorte in intelligente Büros umgestalten. Ein starker Partner, der in der Lage ist, bei der ganzheitlichen Analyse des bestehenden Büroportfolios zu helfen und Fachwissen über nachhaltige Technologien bereitzustellen, kann dabei helfen, einen belastbaren und effektiven Plan für die Zukunft zu erstellen.

Danksagung

Wir möchten uns bei unserem Co-Autor Siemens Smart Infrastructure für die Beiträge und wertvollen Einblicke bei der Zusammenstellung und Erstellung dieser Studie bedanken. Insbesondere möchten wir uns bei den zahlreichen Branchenexperten für ihre konstruktiven Beiträge und ihre fachliche Expertise bedanken: Benjamin Anthony, Omar Baghdadi, Ralph Büchele, Gabriella de la Torre, Franz Dolak, Dr. Daniel Forsmann, Martin Goll, Daniel Kottman, Hanna Krause, Anina Loretan, Henrik Lüngen, Isabella Mackensen, Ranjani Madhavan, Markus Munk, Tarit Nimmanwudipong, Richard Nowak, Marjut Rautavaara, Elisa Rönkä, Kai Schober, Ralph Struck, Andreas Thamm, Dominique Vanhoutte und andere.